- во время инвентаризации (+)
- ежемесячно
- 1 раз в квартал
- в момент установления факта боя, порчи
Правильный вариант — во время инвентаризации. Именно при инвентаризации сопоставляют фактическое наличие лекарственных средств, медицинских изделий и прочих аптечных товаров с данными бухгалтерского и складского учета. Инвентаризационная комиссия выявляет бой, порчу, истечение срока годности, недостачу и потери в пределах норм естественной убыли, после чего оформляет соответствующие документы.
Результаты фиксируются в инвентаризационных описях и актах о списании. В документах указывают наименование товара, серию, количество, стоимость, причину утраты и ответственных лиц. Ежемесячное или ежеквартальное списание не является общим правилом, поскольку инвентаризация проводится в установленные сроки, а также может быть внеплановой — например, при смене материально ответственного лица, выявлении хищения, аварии или чрезвычайной ситуации.
Если бой или порча обнаружены непосредственно в процессе работы, факт необходимо оперативно зафиксировать актом и изолировать непригодный товар от реализации. Однако окончательное отражение потерь в учете и их списание производятся в установленном порядке на основании результатов инвентаризации и решения инвентаризационной комиссии.
| Ситуация | Что выявляется | Основное оформление | Результат |
|---|---|---|---|
| Плановая инвентаризация | Недостача, излишки, бой, порча, естественная убыль | Инвентаризационная опись, сличительная ведомость, акт | Корректировка учета и списание подтвержденных потерь |
| Внеплановая инвентаризация | Последствия смены материально ответственного лица, аварии или подозрения на хищение | Приказ о проведении, описи, акты комиссии | Установление размера ущерба и ответственных лиц |
| Обнаружение боя или порчи в течение рабочего дня | Товар, непригодный для реализации или использования | Акт о выявлении боя или порчи, изоляция товара | Передача на списание или уничтожение согласно установленному порядку |
| Естественная убыль | Потери массы или количества в пределах утвержденных норм | Расчет естественной убыли и материалы инвентаризации | Списание в пределах нормативов без необоснованного отнесения на виновных лиц |