- прошитые, в папке, установленный срок, далее утилизируются (+)
- у шеф-повара
- в архиве 3 года
- в архиве 1 год
Правильный вариант — прошитые, в папке, установленный срок, далее утилизируются. Ведомость формы № 23-МЗ относится к документам оперативного и учетного сопровождения лечебного питания: она подтверждает отпуск рационов питания в структурные подразделения медицинской организации и используется для контроля фактического обеспечения пациентов диетическим питанием.
После оформления документы систематизируют, прошивают и хранят в папке в течение срока, установленного номенклатурой дел и локальными правилами документооборота медицинской организации. По истечении этого срока они подлежат уничтожению в установленном порядке, как правило с оформлением соответствующего акта. Хранение у шеф-повара, а также автоматическое направление в архив на один или три года не являются универсальными требованиями для данной формы.
Таким образом, ключевыми являются не конкретные сроки 1 год или 3 года , а соблюдение утвержденного срока хранения и правильное документальное уничтожение учетных форм.
| Этап работы с формой | Правильное действие | Практическое значение |
|---|---|---|
| Оформление | Заполнение ответ^ственным работником пищеблока или подразделения | Фиксация отпуска рационов лечебного питания |
| Систематизация | Подшивка документов в папку | Сохранность и удобство проверки документации |
| Хранение | Срок определяется номенклатурой дел и локальными нормативными актами | Соблюдение требований делопроизводства и внутреннего контроля |
| Ответственное хранение | Документы хранятся в установленном месте, а не лично у шеф-повара | Исключение утраты и несанкционированного доступа |
| Завершение срока хранения | Уничтожение по установленной процедуре, обычно на основании акта | Правомерное выбытие документации |